1.1 Tieto podmienky upravujú používanie webovej aplikácie HRprotokol (ďalej len služba). Služba je určená výlučne podnikateľom a právnickým osobám (B2B); nie je určená spotrebiteľom.
1.2 Zákazník je osoba, ktorá si vytvorila účet a súhlasila s týmito podmienkami. Používateľ je fyzická osoba, ktorej zákazník zriadil prístup (kancelária, koordinátor, náborár, klientsky portál). Pracovník je osoba evidovaná zákazníkom v službe.
1.3 Súčasťou zmluvného vzťahu je zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorú zákazník akceptuje pri registrácii, a aktuálny cenník zverejnený na webe služby.
2.1 Služba je softvér poskytovaný ako služba (SaaS): evidencia pracovníkov a expirácii dokladov, generovanie dokumentov zo šablón, elektronické podpisovanie, voliteľné AI funkcie a importy dát. Poskytovateľ udeľuje zákazníkovi na dobu trvania predplatného nevýhradnú, neprenosnú licenciu na používanie služby v rozsahu zaplateného balíka.
2.2 Služba je technický nástroj. Nie je právnym poradenstvom a nenahrádza posúdenie advokátom. Za výber dokumentov, ich obsah a súlad použitia s právnymi predpismi zodpovedá zákazník.
3.1 Zákazník je povinný uvádzať pri registrácii pravdivé údaje a udržiavať ich aktuálne. Prístupové údaje je povinný chrániť; za úkony vykonané z jeho účtov zodpovedá zákazník.
3.2 Poskytovateľ môže účet pozastaviť pri podozrení zo zneužitia, porušovania týchto podmienok alebo právnych predpisov; o pozastavení zákazníka bezodkladne informuje.
4.1 Nový zákazník môže službu bezplatne skúšať po dobu uvedenú v cenníku. V skúšobnom období odporúčame používať fiktívne alebo anonymizované údaje. Po jeho uplynutí sa účet obmedzí na čítanie, kým zákazník neprejde na platený balík.
5.1 Cena sa riadi cenníkom platným v čase objednávky. Balíky zahŕňajú uvedený počet AI operácií a SMS mesačne; použitie nad rámec sa účtuje podľa cenníka. Faktúry sú splatné do 14 dní.
5.2 Pri omeškaní s úhradou o viac ako 14 dní môže poskytovateľ po upozornení obmedziť prístup k službe do zaplatenia. Dáta zákazníka sa počas obmedzenia nemažú.
5.3 Zmenu cenníka poskytovateľ oznámi najmenej 30 dní vopred; zvýšenie ceny sa na prebiehajúce predplatené obdobie nevzťahuje.
6.1 Poskytovateľ vynakladá odborné úsilie na dostupnosť služby 24/7, negarantuje však nepretržitú prevádzku. Plánovanú údržbu oznamuje vopred a vykonáva ju mimo bežného pracovného času.
6.2 Podpora je poskytovaná v pracovné dni prostredníctvom e-mailu matus@hrprotokol.sk. Poskytovateľ denne zálohuje dáta do geograficky oddeleného úložiska v EÚ.
7.1 Zákazník sa zaväzuje používať službu v súlade s právnymi predpismi, najmä Zákonníkom práce a predpismi o ochrane osobných údajov, a evidovať v službe len údaje, na ktorých spracúvanie má právny základ.
7.2 Zákazník zodpovedá za obsah vlastných šablón a za správnosť údajov vkladaných do služby. Systémové vzory dokumentov sú všeobecnými vzormi; pred použitím ich zákazník prispôsobí svojim podmienkam.
7.3 Zákazník nesmie službu používať na hromadné rozosielanie nevyžiadaných správ, obchádzať technické obmedzenia ani sprístupniť službu tretej osobe mimo licencie.
8.1 Služba umožňuje elektronické podpisovanie dokumentov (podpis v aplikácii, rýchly podpis cez odkaz s SMS overením). K podpisu sa zaznamenáva čas, IP adresa a kryptografický odtlačok dokumentu; o hromadnom podpise vzniká protokol.
8.2 Dokumenty o skončení pracovného pomeru (najmä výpoveď, okamžité skončenie, skončenie v skúšobnej dobe) sú z používania služby vylúčené; služba nie je určená na ich vyhotovenie ani doručovanie. Zákazník berie na vedomie, že tieto úkony vyžadujú osobitný režim doručovania podľa Zákonníka práce.
8.3 Zákazník zodpovedá za posúdenie, či je pre konkrétny dokument elektronická forma postačujúca; služba na dokumenty s povinným listinným rovnopisom upozorňuje a vytvára strážené úlohy.
9.1 Voliteľné AI funkcie (čítanie údajov z dokladov, príprava šablón, mapovanie importov) slúžia na urýchlenie práce. Výsledok AI spracovania je návrh, ktorý je používateľ povinný skontrolovať pred uložením; rozhodnutie nikdy nerobí AI samostatne.
9.2 Modul čítania dokladov je v základe vypnutý; zákazník ho aktivuje v nastaveniach odsúhlasením dodatku k DPA. Fotografie dokladov sa neukladajú, ak používateľ výslovne nezvolí archiváciu.
10.1 Pri údajoch pracovníkov vystupuje zákazník ako prevádzkovateľ a poskytovateľ ako sprostredkovateľ; vzájomné práva a povinnosti upravuje DPA, ktorá je neoddeliteľnou súčasťou zmluvy. Zoznam subdodávateľov je prílohou DPA.
11.1 Služba, jej zdrojový kód, dizajn a systémové vzory sú duševným vlastníctvom poskytovateľa. Dáta a dokumenty zákazníka zostávajú vlastníctvom zákazníka.
12.1 Poskytovateľ zodpovedá za škodu spôsobenú preukázaným porušením svojich povinností, maximálne do výšky súčtu poplatkov zaplatených zákazníkom za 12 mesiacov predchádzajúcich škodovej udalosti. Poskytovateľ nezodpovedá za ušlý zisk ani nepriame škody.
12.2 Poskytovateľ nezodpovedá za škodu spôsobenú obsahom šablón a dokumentov zákazníka, nesprávnymi vstupnými údajmi, použitím služby v rozpore s podmienkami ani okolnosťami mimo jeho kontroly (výpadok infraštruktúry tretích strán, vyššia moc).
13.1 Zmluva sa uzatvára na dobu predplateného obdobia a obnovuje sa ďalšou úhradou. Zákazník môže zmluvu kedykoľvek ukončiť neuhradením ďalšieho obdobia alebo písomne; poskytovateľ ju môže vypovedať s 3-mesačnou lehotou, pri podstatnom porušení podmienok okamžite.
13.2 Po ukončení má zákazník 30 dní na export svojich dát priamo v aplikácii (dokumenty a evidencia). Po uplynutí lehoty poskytovateľ dáta vymaže v súlade s DPA; zo záloh sa vymažú ich rotáciou najneskôr do 90 dní.
14.1 Poskytovateľ môže podmienky primerane meniť najmä z dôvodu zmien právnych predpisov alebo vývoja služby. Zmenu oznámi e-mailom a v aplikácii najmenej 30 dní vopred; ak zákazník so zmenou nesúhlasí, môže zmluvu ku dňu účinnosti zmeny ukončiť.
15.1 Zmluvný vzťah sa spravuje právom Slovenskej republiky; na spory sú príslušné slovenské súdy podľa sídla poskytovateľa. Ak je niektoré ustanovenie neplatné, ostatné zostávajú nedotknuté.
15.2 Tieto podmienky sú účinné od 1. 10. 2026.