1.1 Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa výlučne na účel poskytovania služby HRprotokol, po dobu trvania zmluvného vzťahu a v lehotách podľa čl. 10.
2.1 Spracúvanie zahŕňa uloženie, organizovanie, zobrazovanie, generovanie dokumentov, elektronické podpisovanie, zálohovanie a výmaz údajov evidovaných prevádzkovateľom v službe. Voliteľné AI funkcie zahŕňajú jednorazové automatizované prečítanie podkladu (doklad, šablóna, tabuľka) s povinnou kontrolou človekom.
3.1 Dotknuté osoby: pracovníci a uchádzači evidovaní prevádzkovateľom, používatelia služby, kontaktné osoby klientov prevádzkovateľa. Kategórie údajov vymedzuje Príloha 1. Osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR) sa v službe nespracúvajú a prevádzkovateľ sa zaväzuje ich do služby nevkladať.
4.1 Sprostredkovateľ spracúva údaje len na základe zdokumentovaných pokynov prevádzkovateľa; za pokyny sa považuje používanie funkcií služby a nastavenia účtu. Ak sprostredkovateľ považuje pokyn za rozporný s GDPR, bezodkladne na to upozorní.
5.1 K údajom majú prístup len osoby poverené sprostredkovateľom, viazané povinnosťou mlčanlivosti, a to v rozsahu nevyhnutnom na prevádzku a podporu služby.
6.1 Sprostredkovateľ prijal technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR uvedené v Prílohe 3 a udržiava ich na úrovni zodpovedajúcej riziku.
7.1 Prevádzkovateľ udeľuje všeobecný súhlas so zapojením subdodávateľov uvedených v Prílohe 2. Zamýšľanú zmenu subdodávateľov sprostredkovateľ oznámi najmenej 14 dní vopred e-mailom a v aplikácii; prevádzkovateľ môže namietať a v prípade nedohody zmluvu ukončiť s exportom dát podľa čl. 10.
7.2 Sprostredkovateľ uloží každému subdodávateľovi rovnaké povinnosti ochrany údajov, aké má sám, a zodpovedá za ich plnenie.
8.1 Sprostredkovateľ poskytne prevádzkovateľovi súčinnosť pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb (prístup, oprava, výmaz, prenosnosť) — predovšetkým funkciami služby (export, oprava, výmaz záznamu). Žiadosť doručenú priamo sprostredkovateľovi bezodkladne postúpi prevádzkovateľovi.
8.2 Sprostredkovateľ poskytne súčinnosť aj pri posúdení vplyvu a konzultáciách s dozorným orgánom v rozsahu týkajúcom sa služby.
9.1 Porušenie ochrany osobných údajov oznámi sprostredkovateľ prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o ňom dozvedel, najneskôr do 48 hodín, s opisom povahy porušenia, pravdepodobných následkov a prijatých opatrení.
10.1 Po ukončení zmluvného vzťahu má prevádzkovateľ 30 dní na export údajov a dokumentov priamo v aplikácii. Po uplynutí lehoty sprostredkovateľ údaje vymaže; zo záloh sa vymažú ich rotáciou najneskôr do 90 dní. Na písomnú žiadosť potvrdí výmaz.
11.1 Sprostredkovateľ sprístupní prevádzkovateľovi informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností podľa čl. 28 GDPR (opis opatrení, potvrdenia, zoznam subdodávateľov). Audit na mieste je možný po dohode, v pracovnom čase, na náklady prevádzkovateľa, najviac raz ročne, ak dozorný orgán nevyžiada inak.
12.1 Údaje sú uložené výlučne v EÚ a systémové e-maily sa odosielajú v rámci EÚ (Brevo, Francúzsko). Do tretích krajín sa údaje prenášajú len pri voliteľnom AI module podľa Prílohy 2 (jednorazové spracovanie, Anthropic, USA), a to na základe rozhodnutia o primeranosti (EU-US DPF) alebo štandardných zmluvných doložiek (SCC).
12.2 Modul čítania dokladov sa aktivuje osobitným odsúhlasením v nastaveniach; bez aktivácie sa fotografie dokladov nespracúvajú.
Identifikačné údaje pracovníkov (meno, priezvisko, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, štátna príslušnosť, rodinný stav), kontaktné údaje (adresa trvalého a prechodného pobytu, telefón, e-mail), údaje o dokladoch (druh, číslo, platnosť; fotografia dokladu len pri aktivovanom module a zvolenej archivácii), pracovné údaje (pozícia, ISCO, nástup, ukončenie, mzda, pracovný čas, miesto výkonu, užívateľský zamestnávateľ, ubytovanie), platobné údaje (IBAN, variabilný symbol), obraz vlastnoručného podpisu, záznamy o podpísaní (čas, IP adresa, odtlačok dokumentu), vygenerované a podpísané dokumenty, vlastné polia definované prevádzkovateľom.
| Subdodávateľ | Účel | Rozsah údajov | Umiestnenie |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | hosting a šifrované zálohy | všetky údaje v službe | Nemecko / Fínsko (EÚ) |
| Anthropic, PBC | voliteľné AI funkcie — jednorazové spracovanie po spustení používateľom | fotografia dokladu / text dokumentu / hlavičky tabuľky | USA (DPF/SCC) |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim) | overenie existencie adresy | samotná adresa bez mena | EÚ/UK |
| Brevo (Sendinblue SAS) | systémové e-maily | e-mail, meno príjemcu, obsah notifikácie | Francúzsko (EÚ) |
Šifrovaný prenos (TLS), šifrované zálohy do geograficky oddeleného úložiska v EÚ s dennou frekvenciou, oddelenie dát zákazníkov na úrovni aplikácie s automatizovanými testami izolácie, riadenie prístupov cez role s princípom najnižších oprávnení, prístup k dokumentom výlučne cez autorizované požiadavky (žiadne verejné odkazy), časovo obmedzené podpisové odkazy s SMS overením, audit log prístupov a úkonov, logovanie bezpečnostných udalostí, aktualizácie závislostí, prístup k serveru len kľúčom, zásada nespracúvania fotografií dokladov bez aktivácie modulu, pravidelná skúška obnovy zálohy.