1.1 Návštevníci webu a záujemcovia o službu — sme prevádzkovateľ. Spracúvame kontaktné údaje z formulárov (meno, e-mail, telefón, firma) na účel odpovede na dopyt a predvedenia služby; právny základ je predzmluvný vzťah (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR). Údaje uchovávame 24 mesiacov od poslednej komunikácie.
1.2 Zákazníci a ich používatelia — sme prevádzkovateľ. Spracúvame identifikačné, kontaktné a fakturačné údaje na účel plnenia zmluvy a zákonných povinností (účtovníctvo — 10 rokov).
1.3 Pracovníci evidovaní zákazníkmi v aplikácii — sme sprostredkovateľ; prevádzkovateľom je zamestnávateľ (náš zákazník). Spracúvanie upravuje zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA) so zákazníkom. So žiadosťou o prístup, opravu či výmaz sa obráťte na svojho zamestnávateľa; radi mu poskytneme súčinnosť.
2.1 Rozsah určuje zákazník; typicky identifikačné a kontaktné údaje pracovníkov, údaje o dokladoch a ich platnosti, pracovné a platobné údaje, dokumenty a záznamy o ich elektronickom podpísaní (čas, IP adresa, odtlačok dokumentu, obraz podpisu). Osobitné kategórie údajov sa v službe nespracúvajú.
2.2 Voliteľné AI čítanie dokladov: fotografia dokladu sa spracuje jednorazovo na prečítanie údajov do formulára a neukladá sa, ak používateľ výslovne nezvolí archiváciu. Modul je v základe vypnutý a zákazník ho aktivuje osobitným odsúhlasením.
3.1 Dáta sú uložené na serveroch v EÚ (Hetzner, Nemecko/Fínsko) vrátane šifrovaných záloh. Subdodávatelia: Hetzner Online GmbH (hosting, EÚ), Anthropic (voliteľné AI funkcie, USA — DPF/SCC), OpenStreetMap Foundation (overenie adresy, EÚ/UK), Brevo — Sendinblue SAS (systémové e-maily, Francúzsko — EÚ). Údaje nepredávame ani neposkytujeme na reklamné účely.
4.1 Šifrovaný prenos, prístup cez role, oddelenie dát zákazníkov s automatizovanými testami, audit log, denné šifrované zálohy, podpisové odkazy s SMS overením a časovou platnosťou.
5.1 Web aj aplikácia používajú len technické cookies nevyhnutné na prihlásenie a fungovanie (session). Nepoužívame reklamné ani sledovacie cookies tretích strán.
6.1 Máte právo na prístup, opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania, prenosnosť a námietku, a právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR (dataprotection.gov.sk). Žiadosti vybavujeme do 30 dní na matus@hrprotokol.sk. Ak sa vaša žiadosť týka údajov evidovaných vaším zamestnávateľom, postúpime ju jemu (bod 1.3).
7.1 Aktuálne znenie je vždy zverejnené na tejto stránke; podstatné zmeny oznámime zákazníkom e-mailom.